5 beneficios que obtendrás al hacer el mantenimiento de archivos contables

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5 beneficios que obtendrás al hacer el mantenimiento de archivos contables

La publicación 583 del IRS indica todo sobre el mantenimiento de archivos en una empresa, al hacer esta publicación el IRS nos confirma que es una obligación hacer el mantenimiento de los archivos, es decir, si tienes una empresa no puedes omitir hacer esta actividad contable y tributaria.

Una de las primeras cosas que se debe hacer al iniciar un negocio es abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa, esta cuenta debe mantenerse separada de la cuenta bancaria personal. La cuenta bancaria del negocio es para registrar los ingresos y gastos comerciales diariamente; al final del mes se debe conciliar para confirmar que no se ha omitido ningún registro. Escriba los cheques pagaderos a usted mismo, solo cuando haga retiros de su negocio para uso personal. Evite escribir cheques pagaderos en efectivo. Si debe emitir un cheque por efectivo para pagar un gasto comercial, incluya el recibo del pago en efectivo en sus registros. Si no puede obtener un recibo por un pago en efectivo, debe hacer una explicación adecuada en sus registros al momento del pago.

Los dueños de empresas deben hacer y mantener los registros de cada transacción, ya sea que tenga un solo empleado o docenas de empleados. Ya sea que instalen pisos, que corten pelo o hagan el jardín. Mantener buenos registros es una parte importante para mantener un negocio exitoso, además de cumplir con lo requerido por la ley.

Los buenos registros le ayudarán a:

  • Mostrar si su negocio está mejorando, qué artículos se están vendiendo o qué cambios necesita hacer. Los buenos registros pueden aumentar la probabilidad de éxito empresarial.
  • Preparar sus estados financieros
    Necesita buenos registros para preparar estados financieros precisos. Estos incluyen estado de ingresos (pérdidas y ganancias) y balance general. Estas declaraciones pueden ayudarlo a lidiar con su banco o acreedores y ayudarlo a administrar su negocio. Un estado de resultados muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado. Una hoja de balance muestra los activos, pasivos y su patrimonio en el negocio en una fecha determinada
  • Identificar sus fuentes de ingresos
    Usted recibirá dinero de muchas fuentes. Sus registros pueden identificar la fuente de sus recibos. Necesita esta información para separar el negocio de los recibos no comerciales y los impuestos de los ingresos no sujetos a impuestos
  • Llevar un registro de sus gastos deducibles
  • Registre los gastos cuando se producen e identifique la fuente de los recibos registrado
  • Preparar sus declaraciones de impuestos y comprobar las partidas en sus declaraciones de impuestos
    La responsabilidad de probar la información en las declaraciones de impuestos se conoce como la carga de la prueba. Los dueños de empresas deben probar (fundamentar) los gastos para poder deducirlos.

En este punto seguro tienes otras preguntas que mis clientes suelen hacerme, tales como:

¿Qué tipo de registros debo mantener?

Los dueños de pequeñas empresas pueden elegir cualquier sistema de registros que esté adaptado a su negocio y que muestre claramente sus ingresos y gastos.

¿Por cuánto tiempo debería guardar mis registros?

El IRS generalmente sugiere que los contribuyentes mantengan registros mínimo por tres años.

¿Cómo debo registrar las transacciones de mi negocio?

Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye un resumen de las transacciones de su negocio. Las transacciones del negocio se resumen normalmente en libros llamados libros de diario y libro mayor, Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos, también se aplican a los registros electrónicos de negocios.

Un diario es un libro en el que registra cada transacción comercial que se muestra en sus documentos de respaldo. El sistema que utilice para registrar transacciones comerciales será más efectivo si sigue buenas prácticas de mantenimiento de registros.

En general, lo mejor es registrar las transacciones a diario, que cada transacción se realice a través de la cuenta bancaria del negocio y que cada transacción tenga su soporte físico organizado por mes y por año.

Muchos clientes inician un negocio y no saben que deben hacer estos registros para poder deducir los gastos en los impuestos y no guardan ningún tipo de archivo. El IRS no acepta como archivo el Estado de cuenta Bancario ni de la cuenta bancaria ni del Estado de cuenta Bancario de la Tarjeta de Crédito. Cada transacción debe hablar por si sola, es decir, debe existir el físico que genero esa transacción en la cuenta bancaria de la empresa.

Por esta razón recomendó a mis clientes que usen aplicaciones que permiten escanear recibos para mantenerse al día con sus gastos.

Parece sencillo, pero en realidad no lo es y muchos clientes no le dan la importancia a esta parte del negocio porque no es la prioridad, como lo son las ventas y la operatividad, pero con buenos registros ahorras dinero porque tienes la información necesaria para la toma de decisiones y tienes la base para deducir gastos en los impuestos que al final te ahorran dinero.

Contratar un profesional para hacer este trabajo es la mejor opción que he visto en todos mis años de experiencia, porque obtienes doble beneficio, ya que todo lo que pagas al tenedor de libros o Bookkeeper es deducible de impuesto, además que cumplirás con la ley y tendrás tu negocio organizado y estarás informado de cómo va el mismo.

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